HST Office

Hướng dẫn cho HST Office phiên bản 1.0.0-beta.4

Các trang hướng dẫn

Bắt đầu

Văn bản

Bảng tính

Trình chiếu

Công cụ HST

Khác

Công cụ HST

Văn bản hành chính

Công cụ HST → Văn bản hành chính… hỗ trợ trình bày văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Lưu ý về phạm vi hỗ trợ: Công cụ chỉ hỗ trợ trình bày văn bản; không kiểm tra nội dung hay hiệu lực pháp lý. Hãy đối chiếu quy định hiện hành của cơ quan bạn trước khi ban hành.

Tìm công cụ ở đâu?

  1. Mở HST Writer (Trang bắt đầu → Tài liệu văn bản).
  2. Ở thẻ Trang đầu, nhìn góc phải của dải lệnh, bên dưới Tìm và thay thế: nút Văn bản hành chính. Nút này luôn hiển thị ở đó, không bị thu vào dấu ».
  3. Cách khác: menu HST → Văn bản hành chính… (nếu thanh menu đang hiện), hoặc thẻ Phần mở rộng. Mục menu này có cả ở Trang bắt đầu, HST Sheets và HST Slides; khi chọn ở đó, HST Office tự mở một văn bản trắng mới rồi mới hiện hộp thoại.
Thẻ Trang đầu của HST Writer, nút Văn bản hành chính nằm trong khung đỏ ở góc phải dải lệnh, dưới Tìm và thay thế.
Nút Văn bản hành chính trên thẻ Trang đầu (khung đỏ).
Menu HST đang mở ở Trang bắt đầu, mục đầu tiên là Văn bản hành chính…
Menu HST → Văn bản hành chính… ở Trang bắt đầu.

Mở công cụ và nhập thông tin

  1. Trong HST Writer, đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn văn bản.
  2. Bấm nút Văn bản hành chính trên thẻ Trang đầu (hoặc chọn HST → Văn bản hành chính…). Hộp thoại luôn hiển thị bằng tiếng Việt, kể cả khi ngôn ngữ giao diện là tiếng Anh.
  3. Chọn Loại văn bản: Công văn, Thông báo, Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, Giấy mời hoặc Biên bản.
  4. Điền Cơ quan chủ quản, Cơ quan ban hành, Số và Ký hiệu. Ví dụ, số 5 và ký hiệu UBND-VP được trình bày thành Số: 05/UBND-VP.
  5. Điền Địa danh và kiểm tra Ngày. Ngày được điền sẵn theo ngày hiện tại, ở dạng dd/mm/yyyy.
  6. Điền Trích yếu, Kính gửi (mỗi nơi một dòng) và Nội dung (mỗi đoạn một dòng).
  7. Điền Quyền hạn ký (TM., KT., Q., TL., TUQ.), Chức vụ người ký và Họ tên người ký.
  8. Điền Nơi nhận (mỗi nơi một dòng). Dòng “Lưu: VT, …” được thêm nếu thiếu.
Hộp thoại Văn bản hành chính có các trường thông tin bên trái, bản xem trước công văn bên phải và nút Chèn văn bản phía dưới.
Khung Xem trước (cập nhật khi bạn nhập) phản ánh thông tin bạn đang điền.

Xem trước và xử lý thông báo

Khung Xem trước (cập nhật khi bạn nhập) hiển thị phần đầu văn bản, trích yếu, nội dung, nơi nhận và chữ ký.

Nếu có lỗi, thông báo Vui lòng sửa: … xuất hiện màu đỏ dưới bản xem trước. Nút Chèn văn bản chỉ dùng được sau khi sửa lỗi.

Trường để trống sẽ hiện chỗ giữ chỗ trong ngoặc vuông, chẳng hạn [Họ và tên], để bạn điền sau.

Chọn khổ giấy, lề và số trang

  • Áp dụng khổ A4 và lề NĐ 30 cho kiểu trang hiện tại (không nằm trong Hoàn tác): đặt khổ A4, lề trên 20 mm, dưới 20 mm, trái 30 mm và phải 15 mm.
  • Số trang, ẩn ở trang 1 (xóa lịch sử Hoàn tác): đánh số ở giữa phía trên và không hiển thị số trên trang đầu.
Chú ý trước khi chọn: Thay đổi khổ giấy và lề không nằm trong Hoàn tác. Tùy chọn số trang xóa lịch sử Hoàn tác. Hãy cân nhắc các tùy chọn này trước khi chèn.

Chèn văn bản và hoàn tác

  1. Kiểm tra nội dung trong bản xem trước và các tùy chọn trang.
  2. Bấm Chèn văn bản để đưa văn bản vào vị trí con trỏ.
  3. Kiểm tra văn bản đã chèn và điền các chỗ giữ chỗ còn lại.

Công cụ áp dụng phông Times New Roman, cỡ chữ, chữ in hoa, đường kẻ và căn lề theo Phụ lục I của Nghị định.

Công văn sau khi chèn vào HST Writer có phần cơ quan, quốc hiệu, tiêu ngữ, Kính gửi, nội dung, Nơi nhận và chữ ký.
Kết quả chèn công văn vào HST Writer.

Nếu vừa chèn sai, nhấn Ctrl+Z một lần để xóa toàn bộ văn bản vừa chèn. Thao tác này không khôi phục các thay đổi trang và lịch sử hoàn tác đã nêu ở trên.